På styrelsemötet måndagen 19 augusti antogs riktlinjer för hantering av rapportering av missförhållanden inom föreningen. Nedan följer riktlinjerna i sin helhet, och de finns även att tillgå i SportAdmin under Information>Dokument>Policys och riktlinjer. Samtliga medlemmar uppmanas att läsa igenom denna information, och detta kommer även att behandlas vid kommande ledarträffar. 

Vad Hittarps IK står och verkar för

Vi är en förening som består av 1,400 aktiva medlemmar, varav drygt 170 är ledare fördelat på fotboll och gymnastik. Det är den bredden som är vår spets och som gör oss till en av de största idrottsföreningarna i Skåne. Resultatet blir en verksamhet som går hand i hand med vår främsta målsättning som en förening där alla kan växa och utvecklas i, både på och utanför planen, oavsett ambitionsnivå.

I Hittarps IK finns kvalitet och ett gediget kunnande inom fotboll och gymnastik, vilket gett oss en fin tradition av ledarskap som utvecklar och utbildar. Men här finns en ännu viktigare ingrediens - kamratskap och glädje. Idrottare som har roligt utvecklas, idrottare som har roligt är också aktiva så länge som möjligt. Alla ska få chansen att uppleva glädjen med fotboll och gymnastik oavsett om man vill träna med sina kompisar, eller satsa på en karriär inom idrotten.

Bakgrund – Att rapportera missförhållanden

Vår storlek är också en utmaning när det gäller att få alla inom Hittarps IK att följa det vi som förening står, och verkar för. Genom att rapportera missförhållanden ger du föreningen kännedom om eventuella problem i verksamheten och en möjlighet att lösa dessa. Att problem rapporteras ger en möjlighet att behålla en god miljö, där medlemmarna tar ansvar och kan känna sig trygga i att föreningen lever upp till sina värderingar och ledstjärnor: kul, kamratskap och kvalité.

Om du, som myndig medlem i Hittarps IK eller målsman till medlem som är yngre än 18 år, upptäcker missförhållanden i samband med föreningens aktiviteter specifikt eller i verksamheten generellt, uppmuntras till att rapportera detta.

Omfattning

I huvudsak följande områden:

·      Mobbning och kränkningar

·      Rasism

·      Sexism

Exempel på missförhållanden som bör rapporteras är:

• Om du ser någon som blir, eller om du själv blir, mobbad, kränkt, diskriminerad eller trakasserad
• En ledare/förälder/spelare/funktionär/anställd uppträder illa och följer inte föreningens mål om att alltid agera schysst
• Säkerhetsrisker i samband med föreningens aktiviteter
• Andra missförhållanden

Vem kan rapportera och vem/vilka omfattas?

I första hand är tanken att myndig medlem i Hittarps IK, eller målsman till omyndig medlem, kan rapportera om missförhållanden. Dock kan även annan person rapportera om missförhållande i Hittarps IK’s verksamhet.

Anmälan/rapport bör i första hand gälla personer som är direkt involverade i Hittarps IK’s löpande verksamhet (t ex ledare och funktionärer) men även föräldrar till spelare samt personer som innehar anställning eller ledande ställning inom föreningen.

Vad bör vara med i en anmälan/rapport?

·      Information om vad det är som har hänt/pågår

·      Information om när och var det hände/sker

·      Beskrivning av vem eller vilka som var/är inblandade

·      Upplysningar om du tror att detta kan hända igen

·      Bifoga gärna bilder, sms

·      All annan information som du tror kan vara viktig

Vem rapporterar jag till – vem tar emot anmälan/rapport?

I första hand ska du rapportera om missförhållande till närmaste tränare/ledare, i andra hand till Klubbchefen eller anställd på Sportkontoret. Om du av någon anledning inte kan eller inte känner dig bekväm med att rapportera till tränare/ledare/sportkontor (t ex om närstående person eller upplevd intressekonflikt), eller inte fått någon reaktion på tidigare gjorda anmälningar/rapporteringar, ska du i stället rapportera ditt ärende till styrelsemedlem i föreningen.

Notera att alla personer i Hittarps IK’s styrelse är förtroendevalda på ideell basis, dvs dessa personer är ej genom anställning eller på annat sätt i beroendeställning till Hittarps IK.

Kontaktinfo till relevant person finns alltid att få genom Sportkontoret. 

Kan jag vara anonym?

Du kan självklart vara anonym i din anmälan/rapport. Det går att använda en anonym mejladress, ringa anonymt, eller kontakta Hittarps IK genom ombud, om du vill ge information om fallet men inte vill ange ditt namn.

Vad händer när jag rapporterat ett missförhållande?

Om du har valt att inte vara anonym får du alltid en bekräftelse på att ditt ärende har mottagits, antingen direkt bekräftelse genom telefonsamtalet, alternativt via mejl om du själv anmält genom mejl. När en anmälan/rapport har kommit in görs en första bedömning, som kartlägger vad som hänt och om en utredning behövs. Du får sedan en återkoppling, vanligtvis inom fem arbetsdagar, med information om ärendet läggs ner eller om ärendet kommer att utredas.

Får den/de som omfattas ta del av informationen i en anmälan/rapport?

I samband med att en utredning påbörjas ska den/de som omfattas av utredningen få information om detta. Om det på något sätt skulle äventyra utredningen, så kan informationen dröja tills det inte längre är en risk för att utredningen påverkas. Den/de som omfattas av utredningen informeras dock alltid innan uppgifterna används till åtgärder som rör honom eller henne.

Vad händer efter avslutad utredning?

Efter avslutad utredning inom Hittarps IK meddelas berörda personer om utfallet, per telefon, mejl eller på annat lämpligt sätt.

Frågor

Har du frågor kring rapportering av missförhållanden kan du ställa dem till Klubbchefen i första hand, eller till styrelsemedlem i andra hand.